絶対拒否されない！！ビジネス資料作成の手順

会社の上司からビジネス資料の作成をまかされたあなた。作った資料が却下されてしまうあなた。
そんなあなたに、「却下されない資料」をつくる私の手順をシェアします。

先日のこと

先日、新しく配属された仕事上のパートナーさんが、会社でビジネス資料の作成をまかされることになりました。
配属されて最初の仕事だったからでしょう、じっくり調査して、時間をかけていい資料を作り上げました。

ですが、いざ提示の段になって上司からその資料を却下され。その上「時間だけ掛けてこんな資料作りやがって」的な評価を受けてかわいそうになってしまいました。

そういえば、ここ数年「自分の資料は却下されたことないな～」と思い、そんなに出来のいい資料ではないのに却下されないのはなんでかなと考えてみました。

結果、作成した資料の品質ではなく、資料作成の手順にそのヒミツがあるのでは？という結論に至りましたので、その手順をシェアします。

とにかく早く資料を作成して見せる。

まず、資料作成の上でじっくり腰をすえて考えるのはＮＧです。
もしも上司の考えていること違う方向へ進んでいたときに、すべて作り直すことになる可能性があります。調査したこと考えたことの労力ががすべてムダになってしまいます。これはかなりリスキーです。

時間を掛ければ掛けるだけ「そんだけ時間かけたのだから立派なものができるだろう」と品質のハードルが上がってしまいますし、「やんなきゃななぁ」と思いながら時間だけが過ぎていくというのも精神上よくないです。

まずは、骨子ができたぐらいで「まだ途中なんですが、こんな方向でどうですかねぇ～」という感じで上司に相談して下さい。

この際ひとつ注意があるのですが、全然できていない資料で相談することになるので、できるだけ早く実施しないとだめです。でないと、やはり「時間掛けて何やってんだ～」と評価を落としてしまいます。

きっと上司からアドバイスがあるでしょう。
その通りに書き直して下さい。
自分だけで考えるより、よいアイディアをもらえたりするかもしれません。

そうして出来た資料は却下されることはありません。
なぜなら、半分上司が作成した様な資料なのですから、上司自ら却下する様なことはないでしょう？

また、この方法は、仕事のスピードが速いと錯覚されることも利点です。
現代では「仕事が速い＝デキる人」ですので、きっとあなたの評価も上がることでしょう。

他の人のアドバイスを聞かない

資料を作成するにあたり、どうやって作ったらいいか迷う場合がありますよね？
テンプレのようなものがあればそれに従うだけなのですが、どう調査して どうまとめていけばいいのか方法が分からず途方にくれることもあるでしょう。

ですが、経験上、ここで他の人のアドバイスを聞くと収まりがつかなくなってきます。
人それぞれ違った意見や方法のアドバイスを持っています、どれに従えばいいのか分からなくなるのです。
この人とこの人では、１８０度違ったアドバイスをしてくることが往々にしてあるのです。

アドバイスを受けたのが先輩だったならなおのこと、顔を立てる意味でもアドバイスを資料に埋め込まなければならず、結果的に意図と違う資料になってしまうことも少なくありません。

資料のジャッジをする上司に直接アドバイスを受けるか、できないのならば、ほんの数人（できれば一人）からアドバイスを受けるようにしましょう。

素早い第１稿の作成方法

ここでは、できるだけ早く資料の第１稿を作成する方法について記載します。
ポイント２つ、①パクれ！ ②人に聞け！ですね。

①パクれ

とにかく一から全部作るというのは、何にしても大変な労力と時間がかかります。似たような資料があるならば、それをパクりましょう。

迅速にパクれるように、常日ごろからどこに資料があるかを確認しておきましょう。
共有フォルダを使っているのなら、どこにどんな資料があるのかを確認しておけばＯＫです

ググってみたら、あっさりとイメージしていたネタが書かれていたりするので、有効活用しましょう。

②人に聞け

先ほど、「他の人のアドバイスを聞かない」といいましたが、資料のネタを準備するには積極的に他の人にアクセスして聞いたほうが早かったりもします。
的外れな質問をしないためにも、どの人がどんな情報を持っているかを普段から把握しておきましょう。

ヒトは他人との貸し借りで関係が深くなっていくところがあります。貸しが多い方がよいかというと、そうでもなく、借り（お願い）をすることで関係が深まっていくこともよくあります。

「他の人に何かしてやる」ということに喜びを感じる人も多いので、迷惑をおそれず、お願いしてみましょう。
きっと力になってくれるはずです。

自分で考えた資料を作成する 切り口３つ

それでも、どうしても自分で考えて資料を作らないといけない時があります。その時のために資料作成の切り口が３つあります。

「地頭力」でおなじみの「細谷 功」先生は、以下の３つの考え方を提唱しています。
・結論から考える
・全体から考える
・単純に考える

結論から考える

｢結論から考える」とは､限られた情報からでも初めに仮の結論を置いて考え始めることです。

仕事は「仮説」と「検証」の繰り返しなので、「こうなんじゃないかな？」という思いつきからでもいいので、それを検証して資料を作成してみてはどうでしょうか。

また、ゴールから考えてみるというのは最短ルートを探ることでもあるので、それ自体が時短の効果を発揮すると思います。

全体から考える

｢全体から考える」とは､初めに問題の全体像をつかんでから解決に着手することです。
きっと、巷でよく聞く「ＭＥＣＥ（ミーシー）」（漏れなく・ダブりなく）のことなんだろうと思います。
私自身は、この手法はあまり使ったことはないですが、きっと業種によっては有効な方法なのでしょう。

ただ、この方法取ると「えらく時間かかるだろな～」「すごい労力いるだろ～な～」という気がしています。（だからこそ、それが仕事になるのかもしれませんが）

ちなみに、冒頭のダメ出しをくらったパートナーさんはこの手法で資料を作成しようとして、中途半端に出来上がってしまったように私には見えました。

単純に考える

｢単純に考える」とは､対象となるものの本当に必要な特徴だけを取り出して考えることです。
これは「ものの本質をとらえる」ということなのだと思います。

単純に考えることで、ほかの人に分かりやすい資料が作れるのも利点でしょう。
「プレゼンの資料を作ったりするのに向いているのかな～」などと思ったりします。

まとめ

以上、資料作成のコツでした。
参考になれば幸いです。
ではでは。